Qualquer pessoa que pense em organizar um casamento, uma feira, uma inauguração ou qualquer outro tipo de evento deve estar ciente de que realizar (e cumprir) um bom planejamento é fundamental para que tudo saia bem. Para isso, devemos destacar a importância de ter uma planta funcional muito bem elaborada.

Afinal, é ela que indicará à equipe todas as informações referentes à montagem e à organização, contendo também os detalhes sobre como tudo deverá acontecer. Pensando nisso, neste post, vamos ajudá-lo a elaborar a planta do evento.

Que tal ver ótimas dicas para que tudo dê certo? Continue lendo o artigo e saiba mais!

Qual a importância da planta funcional do evento?

Assim como a planta de um imóvel, a planta funcional é fundamental por ser basicamente um resumo de como seu evento deverá acontecer. Nela, são detalhadamente dispostas as funções de cada pessoa, suas atividades, os horários em que serão servidas as comidas ou quando acontecerá a entrada da noiva, no caso de um casamento, por exemplo.

Estão contidos, ainda, a disposição das mesas dos convidados e o posicionamento dos elementos decorativos. Portanto, para fazer um diagrama que realmente funcione bem, alguns elementos são fundamentais. Veja os principais a seguir!

Saídas de emergência

Por ser uma exigência legal, é importante que a planta funcional do evento contemple o número de saídas de emergência solicitado pela lei. A localização dessas saídas deve ser estudada antes mesmo de começar a planejar os outros itens. Portanto, deve ser uma das primeiras coisas a constar em seu desenho.

Atendimento médico

Dependendo do tamanho da feira ou da cerimônia, você pode precisar de um posto médico ou ambulância de prontidão. Na planta, deve constar sua localização de forma que fique em um ponto de fácil acesso às pessoas, sem que comprometa a identidade visual do evento.

Pontos de apoio

Pontos de apoio são locais em que os participantes podem receber informações úteis, pegar panfletos e solicitar que sejam anunciadas as pessoas que se perderam. São importantes para otimizar a experiência do usuário e torná-la o mais prazerosa possível. Devem ser posicionados em locais estratégicos — próximos à entrada, por exemplo. Por esse motivo, devem obviamente constar na planta funcional do evento.

Posicionamento dos funcionários

Para evitar que os funcionários fiquem perdidos durante a cerimônia, feira ou qualquer outro tipo de situação, é importante que conste no diagrama a localização exata que cada um terá durante todo o evento. No caso dos garçons, devem ficar claros quais pessoas servirão cada grupo de mesas e o horário em que serão servidos os pratos.

Discrimine o nome das pessoas e o tempo que permanecerão em cada local. Pode ser que o recepcionista passe a ser o responsável pelo som depois de um certo horário, por exemplo.

Decoração e convidados

No caso de um casamento ou aniversário, é importante que esteja bem claro quem sentará em cada lugar. Esse nível de cuidado evita que pessoas próximas fiquem separadas no evento ou que inimizades acabem na mesma mesa. É importante, ainda, que fiquem dispostas de forma que seja possível circular entre elas e que ninguém acabe perto demais de locais pouco agradáveis, como o banheiro ou as caixas de som.

Se o seu evento for uma feira, discrimine o posicionamento dos estandes. E, se for um concurso, aponte as salas que serão usadas e separe os estudantes que ficarão em cada uma.

Realizar uma planta do evento que seja funcional, bem elaborada e detalhada facilita para que todos os envolvidos desempenhem seus papéis da melhor forma possível. O organizador deve cuidar para que ela seja muito bem executada. Use, por exemplo, aparelhos de comunicação interna, de forma que você possa delegar funções aos outros funcionários e corrigir problemas ocasionais antes que causem um prejuízo maior.

Por fim, antes de começar, repasse tudo com a equipe e tenha certeza de que todos compreenderam o que precisam fazer.

E então? Já teve alguma experiência com a elaboração de uma planta do evento? Conte para nós nos comentários!