O número de profissionais para realizar um evento é grande, concorda? São recepcionistas, palestrantes, cozinheiros, garçons, segurança e vários outros. A pergunta, aqui, é: como garantir que todos esses profissionais entrem em sintonia e façam o evento acontecer perfeitamente? É aí que entra a parte da logística do evento, que é o setor responsável por coordenar todos os setores, permitindo que eles trabalhem em harmonia.

Acredite: a logística é fundamental para o funcionamento do evento, uma vez que essa área aborda desde questões administrativas até de transporte. Interessou-se pelo assunto e quer algumas dicas de como otimizar a logística do evento? Confira!

1. Elabore um planejamento adequado

Planejamento é a palavra-chave para desenvolver um evento de sucesso. Afinal, uma pequena falha ou um desencontro podem virar uma verdadeira dor de cabeça. É nesse sentido que surge a importância de organizar, em detalhes, cada setor, certificando-se de que todas as áreas estejam cooperando.

O primeiro passo para isso é conhecer bem o ambiente e, claro, o público-alvo. Não entendeu? É simples. Suponhamos que os participantes, em sua maioria, sejam mamães que ainda amamentam. Nada mais natural, então, do que disponibilizar no evento alguns fraldários. Agora, se o público esperado é composto de idosos, é indicado apostar em corrimãos e em outros instrumentos que garantam mais segurança.

Esses são apenas alguns exemplos. O importante aqui é adaptar o espaço e montar uma logística de acordo com as necessidades dos participantes.

2. Defina o serviço de apoio

Ambulância, seguranças e afins: é recomendável pensar com antecedência sobre os serviços de apoio necessários durante o evento. Como já alertava a sabedoria popular, é melhor prevenir do que remediar. Até porque você não quer correr o risco de comprometer o seu evento por falta de um plano de emergência, não é mesmo?

Lembre-se, nesse contexto, de que cabe ao pessoal da logística não só contratar uma equipe de segurança, cuidados médicos e vigilância em geral, como também estabelecer as políticas de tratamento, permissão de entrada e demais ações relacionadas ao trabalho.

3. Escolha o local

Saber escolher o local ideal do evento vai ajudar — e muito — com o trabalho da logística. Pense bem no transtorno que seria transportar instrumentos, aparelhos, equipe e, até mesmo, os convidados para um local distante e sem estacionamento próximo.

Perceba, nesse contexto, a importância de optar por um espaço bem localizado, que seja de fácil acesso e atenda as particularidades do público. Além do mais, o ambiente está diretamente ligado à experiência dos convidados. Por isso, não pense duas vezes para locar um espaço agradável e com infraestrutura diferenciada. Banheiros, cozinha e sala de eventos devem estar em condições adequadas.

4. Tenha atenção à montagem e à desmontagem

Dependendo do porte do evento, é possível que seja preciso dispor de vários dias para montar a estrutura. Não à toa, é essencial que você programe cada etapa relacionada à montagem. Não deixe para resolver tudo na hora ou conforme o surgimento das demandas, pois essa é uma das principais fontes de problemas. O motivo? Nem sempre é possível resolver tudo de imediato.

O mesmo cuidado vale para a desmontagem, uma vez que, nesse momento, é comum a equipe estar cansada e quebrar peças e aparelhos locados. Por isso, vale a pena analisar a possibilidade de contratar uma empresa especializada que realize o serviço de montagem e desmontagem.

Fato é que a logística é responsável por garantir o sucesso do evento. Sem ela, os setores ficam desorganizados e não conseguem se comunicar entre si, gerando um caos interno. Por isso, é fundamental apostar em uma equipe treinada e que saiba lidar com as possíveis adversidades de um evento.

Aprendeu a otimizar a logística do evento? Acrescentaria alguma sugestão? Deixe um comentário!

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